Es debido al incumplimiento de los artículos de la Ley de Propiedad Horizontal relativos al contenido del acta y la forma de comunicación de la misma y de cualquier otra información que deba hacerse llegar a los propietarios de la comunidad, por lo que cada vez son más frecuentes los litigios sobre la protección del honor en el contexto de las comunidades de propietarios.
El artículo 19 de la Ley de Propiedad Horizontal es el que nos dice cuál es el contenido necesario de un acta para que sea válido.
Según este artículo, el acta debe contener:
- a) la fecha y lugar de celebración de la junta.
- b) el autor de la convocatoria, y en su caso, los propietarios que la hubiesen promovido.
- c) su carácter ordinario o extraordinario y la indicación sobre su celebración en primera o segunda convocatoria.
- d) relación de todos los asistentes y sus respectivos cargos, así como de los propietarios representados, con indicación, en todo caso, de sus cuotas de participación.
- e) el orden del día de la reunión
- f) los acuerdos adoptados, con iniciación, en caso de que ello fuera relevante para la validez del acuerdo, de los nombres de los propietarios que hubieren votado a favor y en contra de los mismos, así como de las cuotas de participación que respectivamente representen.
Además de ese contenido es obligatorio que las actas se reflejen en un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad, que se cierren con las firmas del secretario y del presidente y se notifiquen de acuerdo con el procedimiento establecido en el artículo 9 de la Ley de Propiedad Horizontal.
Quién tiene la obligación de redactar el acta de las Juntas de propietarios y su responsabilidad.
Quien debe redactar el acta y cumplir con todos los requisitos del artículo 9 y 19 es el secretario de la comunidad.
El artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal establece que corresponde al administrador: “actuar, en su caso, como secretario de la Junta”.
Por tanto, al administrador le corresponde la redacción de las circulares, comunicaciones y actas. Estas comunicaciones de la comunidad van a tener una amplia difusión, no sólo entre los propietarios de la comunidad sino que pueden ser observadas por terceros.
Esto implica que el administrador o secretario de la comunidad debe tener especial cuidado en la redacción de todos los escritos de la comunidad y en la forma de su difusión, con el fin de cumplir con su deber de realizar una adecuada redacción dentro de la legalidad, evitando expresiones o consideraciones que puedan afectar al honor, prestigio, identidad o imagen de las personas. A su vez debe tener cuidado de cumplir con su deber de comunicar las actas cumpliendo también la legalidad vigente, sobre todo hoy en día en que se abusa de los servicios de comunicaciones telemáticos, tecnologías y redes sociales, etc.
Se debe evitar incluir en el acta comentarios o circunstancias que no sean los requeridos en el artículo 19 de la Ley de Propiedad Horizontal.
El secretario de la Junta sólo debe recoger en el acta las circunstancias requeridas en el mencionado artículo para la validez de la misma, por ello, no tiene obligación de recoger todo lo que manifiesta cada vecino, además de que, éstos no tienen derecho a pedir que se incluya en el acta un contenido en concreto.
Sí que debe recoger lo que establece el artículo 18.2 de la LPH sobre el derecho de salvar el voto, pero no tiene obligación de gravar la Junta, de hecho, es más recomendable que no lo haga y, menos aún, si no hay acuerdo de Junta para hacerlo.
Ante todo, debe evitar reflejar en el acta cualquier expresión ofensiva, calumniosa, maliciosa, amenazante, agresiva, íntima, etc. que pueda dirigir un vecino contra otro o contra la junta de gobierno y, mucho menos aún, si son de cosecha propia del administrador.
Ello es así porque ese tipo de expresiones no conforman el acta, ni afecta a la votación o a la formación de la mayoría y, deben ser los vecinos implicados los que ejercite las acciones legales oportunas.
En resumen, sólo debe recogerse en el acta lo requerido en el artículo 19.2 de la LPH, lo necesario para ejercer el derecho a salvar el voto establecido en el artículo 18.2 y las indicaciones y comentarios relevantes para la validez del acuerdo.
En este sentido dice la sentencia del Tribunal Supremo de 3-6-09: “En el acta es preciso omitir cualquier referencia a las opiniones de comuneros u observaciones que no se refieran a los acuerdos o que conlleven materia personal del comunero sobre el desarrollo de la Junta” y la STS de 2-10-08 dice “Ahora bien, no siendo preciso recoger algo distinto a los acuerdos, como las meras opiniones distintas al sentido del voto es preciso omitir lo que no se refiera estrictamente a los acuerdos alcanzados y los votos emitidos”.
